Giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian xử lý

Với mục tiêu lấy khách hàng làm trọng tâm phục vụ, Kho bạc Nhà nước (KBNN) đang đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chihs, hiện đại hóa công tác thanh toán vốn ngân sách.

Cụ thể, trong hoạt động thanh toán vốn đầu tư công, một trong những thay đổi đáng chú ý là việc đơn giản hóa thành phần hồ sơ theo Nghị định số 254/2025/NĐ-CP ngày 26/9/2025 của Chính phủ về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công.

Theo quy định mới, một số tài liệu trước đây phải gửi trong quá trình thanh toán như hợp đồng, dự toán, phương án bồi thường, giải phóng mặt bằng được thay thế bằng bảng tổng hợp thông tin. Một số chỉ tiêu, thành phần hồ sơ cũng được lược bỏ, trong đó có các chỉ tiêu về khối lượng, đơn giá vốn từng được yêu cầu trong Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành.

KBNN đang chuyển quy trình thanh toán từ xử lý thủ công sang điện tử, tự động hóa trên nền tảng công nghệ số. Ảnh: N.T

Cách làm này đi cùng với việc tăng trách nhiệm của chủ đầu tư và ban quản lý dự án. Các đơn vị có trách nhiệm lập đề nghị thanh toán, quản lý tạm ứng, thu hồi vốn theo hợp đồng, dự toán và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, tính chính xác của hồ sơ gửi KBNN.

Việc tinh gọn hồ sơ cũng được gắn với quá trình số hóa thủ tục thanh toán. Đến nay, các khoản chi ngân sách nhà nước, trừ những khoản thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định, được thực hiện qua dịch vụ công trực tuyến toàn trình.

Đối với các dự án sử dụng vốn đầu tư công, chủ đầu tư và ban quản lý dự án có thể gửi hồ sơ trên môi trường điện tử mà không bị giới hạn về thời gian và địa điểm. Các chứng từ đề nghị thanh toán, chứng từ chuyển tiền được lập theo biểu mẫu trên hệ thống, ký số và gửi trực tuyến đến KBNN.

Đối với những hồ sơ pháp lý chưa có kết nối điện tử, đơn vị có thể quét và gửi kèm trên hệ thống, thay vì phải gửi bản giấy làm cơ sở thanh toán.

Cùng với việc thay đổi cách thức tiếp nhận hồ sơ, thời gian xử lý cũng được rút ngắn. Trong vòng 8 giờ làm việc, KBNN thông báo việc chấp nhận hồ sơ hợp lệ hoặc yêu cầu chỉnh sửa. Thời gian xử lý hồ sơ chậm nhất là 2 ngày làm việc, giảm 1 ngày so với trước đây; riêng các khoản tạm ứng được xử lý trong 1 ngày làm việc.

Trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến, chủ đầu tư cũng có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và biết hồ sơ đang được giải quyết ở từng khâu.

Những thay đổi này tiếp tục được mở rộng sang thanh toán chi thường xuyên. Theo Nghị định số 347/2025/NĐ-CP ngày 29/12/2025 của Chính phủ, thành phần hồ sơ trong thủ tục thanh toán các khoản chi thường xuyên thuộc lĩnh vực KBNN đã được cắt giảm 21 trong tổng số 25 loại giấy tờ, tương đương mức giảm 84%.

Sau khi cắt giảm, hồ sơ thanh toán được tập trung vào các giấy tờ cần thiết như văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền, chứng từ chuyển tiền, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và danh sách thanh toán đối với một số trường hợp chi trả bằng chuyển khoản.

Việc giảm thành phần hồ sơ cũng giúp thời gian giải quyết thủ tục thanh toán chi thường xuyên được rút từ 2 ngày làm việc xuống còn 1 ngày làm việc kể từ khi KBNN nhận được hồ sơ hợp lệ và đủ điều kiện thanh toán.

Để phù hợp với mô hình KBNN hai cấp, KBNN cũng đã chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, xử lý và luân chuyển hồ sơ, chứng từ chi ngân sách nhà nước và các nguồn vốn khác. Quy trình mới xác định rõ trách nhiệm của từng vị trí trong quá trình xử lý hồ sơ, đồng thời gắn với các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động thanh toán.

Từng bước tự động hóa dòng thanh toán

Ngày 24/7/2026, KBNN ban hành Quyết định số 4983/QĐ-KBNN về quy trình thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản và trao đổi thông tin Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng qua Cổng trao đổi dữ liệu.

KBNN đã ký thỏa thuận với 6 ngân hàng thương mại gồm VietinBank, Vietcombank, BIDV, Agribank, LPBank và MB. Trong đó, việc triển khai trên diện rộng đang được thực hiện với VietinBank, Vietcombank, BIDV và Agribank tại các KBNN khu vực trên cả nước.

Theo quy trình này, sau khi danh sách thanh toán được KBNN xác nhận, ngân hàng thương mại có thể tự động tiếp nhận thông tin. Hệ thống đồng thời hỗ trợ kiểm tra định dạng số tiền, đối chiếu số liệu và kiểm tra sự khớp đúng giữa danh sách thanh toán với chứng từ chuyển tiền.

Việc tự động hóa cũng đang được triển khai đối với một số khoản chi có tính chất thường xuyên như điện, nước và dịch vụ viễn thông. Theo đó, căn cứ bảng kê sử dụng dịch vụ do nhà cung cấp hoặc ngân hàng trung gian thanh toán gửi đến, KBNN thực hiện thanh toán và báo nợ cho đơn vị sử dụng ngân sách. Đơn vị không phải gửi yêu cầu thanh toán hằng tháng.

Song song với việc mở rộng thanh toán điện tử và tự động, KBNN tiếp tục định hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ. Trọng tâm là xây dựng hệ thống Thông tin ngân sách và kế toán nhà nước số (VDBAS).

Theo định hướng này, quy trình thanh toán sẽ tiếp tục được điện tử hóa với các chức năng hỗ trợ kiểm tra tự động. Hệ thống dự kiến hỗ trợ kiểm tra tổng giá trị thanh toán theo hợp đồng, quyết định hỗ trợ, trợ cấp, đặt hàng hoặc giao nhiệm vụ; kiểm tra mức tạm ứng, chống trùng lặp đối với các khoản chi và kiểm tra dự toán.

Từ việc giảm bớt giấy tờ, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ đến đưa giao dịch lên môi trường điện tử và tăng cường trao đổi dữ liệu tự động, các giải pháp đang được KBNN triển khai theo hướng thay đổi từng bước cách thức thực hiện thanh toán. Mục tiêu không chỉ là giảm thủ tục trong từng giao dịch, mà còn từng bước chuyển quy trình thanh toán từ xử lý thủ công sang điện tử, tự động hóa trên nền tảng công nghệ số.